日本語請求確認郵件怎麼寫｜6欄位核對加5種範本練習，少匯440圓與逾60天都有說法

做「日本語請求確認郵件練習」時，卡住的通常不是敬語，而是不知道信裡該寫哪個數字才算證據。日本自2023年10月起採適格請求書方式，國稅庁把必要記載事項定成6項，登録番号是「T」加13碼，消費稅尾數一張請求書每個稅率只能處理一次；下請法也在2026年1月改名取適法，把支付期日的上限寫得更清楚。先把這幾格核對完，信就能寫成對方可以立刻去查的事實，而不只是催促的語氣。本文依國稅庁、公正取引委員会與文化庁的現行頁面，整理核對表、5種日繁對照範本、敬語修正表與保存附件的檔名規則。

寄出前先核對請求書：國稅廳列出的6個記載事項
對方少匯440圓：三種振込手數料處理，2026年起多一條禁止
可以催款的時間點：60天上限與年利14.6%的延遲利息
5種情境的日繁對照範本
敬語修正對照：文化廳《敬語の指針》怎麼判斷
用郵件收到的請求書要留存：檔名規則與3個條件
判斷表：這一封該寄哪一種
總結：日本語請求確認郵件練習的三個動作
延伸閱讀
資料來源

寄出前先核對請求書：國稅廳列出的6個記載事項

請款確認信難寫，是因為信裡要放上對方能馬上去查的事實。國稅庁「No.6625 適格請求書等の記載事項」把必要欄位定成6項，少一項就不能當作扣抵進項稅額的憑證，這就是你寫信的理由。

日文欄位	繁中說明	核對重點
書類作成者の氏名又は名称及び登録番号	開立方名稱與登記號碼	是不是「T」加13碼
取引年月日	交易年月日	與交付日是否一致
取引内容（軽減税率の対象品目である旨）	交易內容與是否為8%品項	有食品飲料要標示
税率ごとに区分して合計した対価の額及び適用税率	依稅率分開的金額與稅率	10%與8%有無分行
税率ごとに区分した消費税額等	依稅率分開的消費稅額	能否與合計對上
書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称	收受方名稱	公司名有無寫錯

登録番号可在國稅庁「適格請求書発行事業者公表サイト」查。該站說明，有法人番号的課稅事業者是「T」加13碼法人番号，個人事業主則是另外編配的13碼、並非個人番号；站上也提供全件下載與 Web-API。查到的名稱與請求書抬頭不同時，先問是屋號還是換了法人。

另一個常被漏看的是尾數。國稅庁「No.6371 端数計算」寫明，消費稅額的1圓以下尾數，一張適格請求書要「税率ごとに1回」處理，進位、捨去、四捨五入可自選，但不能逐項計稅後再加總。差1到2圓時先確認是不是逐項處理。

對方少匯440圓：三種振込手數料處理，2026年起多一條禁止

買方把匯款手續費從請款金額扣掉很常見。國稅庁インボイス制度Q＆A問29（令和8年4月改訂）用「請款10,000圓、實匯9,560圓、手續費440圓」的例子分成三種。

賣方當成銷售折讓：原則要開適格返還請求書，但440圓未達稅込1萬圓，交付義務免除。
當成買方提供代金決済上的役務：這是另一筆交易，賣方要拿到買方開的適格請求書才能扣抵，或自製仕入明細書並取得買方確認。
買方代墊：賣方要收到金融機構的適格請求書與買方的立替金精算書；若對方用ATM匯款，適用自動販売機特例。

同一份Q＆A最後補了一段2026年才生效的提醒：屬於取適法適用範圍的交易，不論雙方有沒有約定，都禁止讓賣方負擔匯款手續費並從代金中扣除。先判斷案子在不在範圍內，再決定要說明處理方式還是請對方付足額。

可以催款的時間點：60天上限與年利14.6%的延遲利息

公正取引委員会的取適法リーフレット（令和7年8月）說明，下請法自2026年1月1日改稱中小受託取引適正化法，委託方有4項義務與11項禁止事項，其中支払遅延與減額最常見。

義務	內容	對寫信的意義
發注內容明示	用書面或電子郵件等電磁方法寫明給付內容、代金額、支付期日與方法	郵件即合法明示，可直接引用
書類作成保存	交易完成後保存記錄2年	請對方回頭查紀錄
定支付期日	不論是否檢查，都要在收貨日起算60天內、儘可能短的期間內定出	超過60天是定法違規
支付延遲利息	遲付或減額時依天數與金額支付年利14.6%	催繳可寫具體天數

適用範圍看交易類型與規模：製造委託等看資本金3億圓或從業員300人，其餘情報成果物與役務提供多半看5千萬圓或100人。

5種情境的日繁對照範本

一、入金尚未確認時的第一封

不要一開始就用「未払い」。先寫編號、金額與你查到的時點。

「9月10日にご送付いたしました請求書（番号 A-2026-0417、税込110,000円）につきまして、本日時点で入金の確認が取れておりません。」＝9月10日寄出的請求書（編號 A-2026-0417、含稅110,000圓），到今天為止尚未確認入金。
「お手数ですが、ご入金の状況をご確認いただけますでしょうか。」＝麻煩您確認一下匯款狀況。
「行き違いの際は何卒ご容赦ください。」＝若款項已匯出而訊息交錯，敬請見諒。

二、過了支付期日的催繳

把期日、今天、希望回覆日三個日期都寫出來。

「支払期日を9月30日とご案内しておりましたが、本日までに入金を確認できておりません。」＝支付期日為9月30日，但到今天仍未確認入金。
「恐れ入りますが、10月7日までに処理状況をご回答いただけますと幸いです。」＝希望能在10月7日前回覆處理狀況。

三、金額訂正後重寄請求書

「先にお送りした請求書に誤りがございましたので、訂正版を再送いたします。」＝先前寄出的請求書有誤，重新寄上訂正版。
「お手数ですが、番号 A-2026-0417 の請求書は破棄をお願いいたします。」＝麻煩將編號 A-2026-0417 的請求書作廢。

四、收到的請求書欄位有缺，請對方補正

「頂戴した請求書に登録番号の記載が見当たりませんでした。」＝收到的請求書上找不到登記號碼。
「登録番号を追記のうえ再発行をお願いできますでしょうか。」＝可否補上登記號碼後重新開立。

五、自己付款後的入金報告

戶名與請款抬頭不同是對不上帳的常見原因。

「本日、下記のとおりお振込みいたしました。」＝今天已依下列內容完成匯款。
「振込名義が弊社の略称となっております。」＝匯款戶名是本公司的簡稱。

敬語修正對照：文化廳《敬語の指針》怎麼判斷

文化庁《敬語の指針》（平成19年文化審議会答申）把敬語分成尊敬語、謙讓語Ⅰ、謙讓語Ⅱ、丁寧語、美化語5類，並逐條說明哪些組合不成立。

常見寫法	建議寫法	指針的依據
「ご確認していただけますか」	「ご確認いただけますか」	同「御案内していただく」，刪掉「して」才正確
「ご確認になられましたか」	「ご確認になりましたか」	與「お読みになられる」同型的二重敬語，不適切
「隣の担当者に伺ってください」	「隣の担当者にお尋ねください」	「伺ってください」會抬高要去問的人
「お伺いします」	可以照用	指針列為習慣上已定著的二重敬語
自稱寫「私たちの会社」	「弊社」「小社」	謙讓語Ⅱ名詞，幾乎專用於書面
「お入金」「ご振込」	「ご入金」「お振込」	原則是「お＋和語、御＋漢語」

用郵件收到的請求書要留存：檔名規則與3個條件

做「日本語請求確認郵件練習」時常漏掉保存這一步。國稅庁的電子帳簿保存法說明資料（令和6年1月以後用）寫明，請求書、領収書等以資料形式往來時，收到與寄出的都要保存資料本身，格式不限，轉成PDF或截圖都可以。

防竄改措施：時間戳記、保留訂正刪除履歷的系統，或訂出並遵守事務處理規程；最後一種不必導入系統。
能以日期、金額、交易對象檢索：國稅庁示範用試算表做索引簿，或用規則化檔名如「20240331_110000_(株)霞商店.pdf」集中在同一資料夾。
備妥顯示器與印表機，稅務調查時能立刻輸出指定資料。

若基準期間（2年前）銷售額在5,000萬圓以下等條件成立，且能配合下載要求，可適用猶予措施。用 Gmail 或 Outlook 的標籤分類很方便，但要提出的是附件本身，所以每收一封請求信先另存一份再回信。

判斷表：這一封該寄哪一種

狀況	先查什麼	寄哪一封	完成的條件
期日未到，想先確認對方收到	寄件備份與對方回覆	第一封確認	回覆已收件或已排款
已過支付期日	期日是否落在收貨日起60天內	催繳並寫希望回覆日	拿到匯款預定日
入金少了數百圓	差額是否等於匯款手續費	依問29三種處理擇一	雙方認定一致
金額或品項寫錯	錯在稅率分行還是單價	訂正後再送並請對方作廢	確認改用新編號
收到的請求書缺登録番号	公表サイト上查不查得到	請對方補正後重開	收到含番号的新檔