日本 名片交換 禮儀 順序的原則其實只有一條：地位較低或前來拜訪的一方先遞。其餘動作都是從這條延伸出來的，包括雙手遞出、正面朝向對方、高度不高於對方，以及同時遞出時的右遞左接。但多數文章只寫到交換完就結束，實務上更容易出問題的是交換之後——名片上的資料屬於個人資料，能不能拿來寄產品介紹、能不能存進公司系統，日本的個人情報保護委員會有公開問答可以核對。本文把當場的動作順序與事後的資料處理分成兩段整理，兩邊都給可以直接照做的判斷基準，並附上線上會議與名片用完時的處理方式。
順序的判斷只看兩件事
第一，誰是拜訪的一方。前往對方公司的人先遞名片。第二，誰的職位較低。同一方有多人時，由職位低的人先與對方職位低的人交換，接著才是上位者。兩個條件衝突時，以拜訪方先遞為優先。
遞出時用雙手，名片正面朝向對方，高度不高於對方的名片。同時遞出時，用右手遞自己的、左手接對方的，接到後立刻換成雙手拿著。這個「右遞左接」的動作是為了避免兩人同時卡住。
名片夾要事先拿在手上，不要在對方面前翻包包。站著交換時，桌子不要擋在中間；如果會議室的桌子很寬，繞到側邊再交換比隔著桌子伸手自然。
自我介紹的說法用謙譲語
遞名片時的固定說法是「〇〇株式会社の△△と申します。よろしくお願いいたします」。「申します」是謙譲語，主體是自己；如果說成「〇〇と言われています」就完全走樣。
文化廳的「敬語の指針」把敬語分成尊敬語、謙譲語Ⅰ、謙譲語Ⅱ（丁重語）、丁寧語、美化語五類。名片交換時會用到的其實只有兩種：講自己用謙譲語，講對方用尊敬語，例如「頂戴いたします」與「お名刺を頂戴してもよろしいでしょうか」。
念不出對方名字時，當場問比事後猜好：「恐れ入りますが、お名前は何とお読みすればよろしいでしょうか」。日本人自己也常問，這不算失禮。
會議中名片怎麼放
收到的名片不要立刻收進名片夾。放在自己座位的左前方桌面，對方多人時依座位順序排列，這樣叫錯名字的機率大幅下降。最上位者的名片放在名片夾上面，其餘排在桌面。
會議結束、要收起來時，先說一句「頂戴いたします」再收。中途需要寫筆記，不要在對方名片上寫字；要記備註等離開後再寫在自己的筆記本或系統裡。
如果名片用完，先致歉並說明後續處理：「あいにく名刺を切らしております。後ほどメールでご連絡先をお送りいたします」。當場承諾的事一定要當天做到。
交換之後：名片是個人資料
名片上的姓名、公司、職稱、聯絡方式屬於個人資料。個人情報保護委員會的問答中提到，透過名片交換取得的聯絡方式，若當時已表明自己是某公司的員工，即使是在營業時間或營業場所之外交換，之後寄送自家公司的宣傳冊或電子郵件，也屬於「從取得的狀況來看利用目的明確」的情形。
另一則問答則說明，郵件軟體的通訊錄或依一定規則整理的名片，如果僅由該員工本人使用，可視為不構成公司的個人資料資料庫；但若用於公司業務，就可能構成公司的個人資料資料庫。也就是說，把名片掃進共用系統的那一刻，管理責任就不同了。
實務上的做法是：交換時就說明用途（例如「後日、ご案内をお送りしてもよろしいでしょうか」），並在公司內固定名片的保存位置與權限。個別案件的判斷仍應以官方問答與自家法務的確認為準。
常見情境的處理
線上會議沒有實體名片時，事前用郵件附上電子名片或簽名檔，並在會議開頭口頭自我介紹。事後寄的郵件裡再放一次公司名、部門、職稱與聯絡方式，等同完成交換。
對方遞名片而自己是多人同行時，不要讓上位者站在後面等。先由下位者交換，同時上位者向對方上位者致意，動線才不會塞住。
收到的名片若有職稱變更或名片破損，不要在原名片上塗改。重新請對方提供，或在自己的紀錄上註明更新日期與來源。
常見問題
同時遞出名片時該怎麼辦？
用右手遞出自己的名片、左手接住對方的，接到後立即改用雙手拿。這是為了避免雙方都在等對方先遞而僵住。
交換完的名片可以直接寄產品介紹嗎？
個人情報保護委員會的問答提到，若交換時已表明自己是某公司員工，之後寄送自家宣傳資料屬於利用目的明確的情形。但實際做法仍應依公司規範與最新官方問答確認。
名片可以掃描進公司系統嗎？
官方問答指出，僅由本人使用的整理過名片可視為不構成公司的個人資料資料庫，但用於公司業務時就可能構成。導入前先確定保存位置、使用範圍與存取權限。
總結
當場的判斷只看兩件事：拜訪方先遞、職位低者先遞。動作上用雙手、名片正面朝向對方、高度不高於對方，同時遞出時右遞左接。
說法用謙譲語。「〇〇と申します」「頂戴いたします」就足夠，念不出名字直接請教比事後猜測安全。會議中把名片放在左前方並依座位排列。
交換之後才是容易出錯的部分。名片資料屬於個人資料，寄送宣傳與存入公司系統各有不同的判斷，官方問答可在 ppc.go.jp 查到；敬語分類則可在 bunka.go.jp 的「敬語の指針」核對。
