研究日本 職場 依頼郵件 寫法時，很多人以為只要用了敬語就不會失禮，結果還是被說語氣太強。文化審議會答申《敬語の指針》正好收錄了這個情境：自己不是負責人，卻對同事說「この仕事をしていただきます」，被認為說法強硬。指針的解說是，要改用把判斷交給對方的說法。這篇把指針裡關於請託的解說整理成寫郵件的原則，再加上Gmail官方說明的送信取消與Cc、Bcc規則，做成送出前可以逐項確認的四個步驟，適合第一次在日本公司寫請託信的人，也適合想重新檢查自己習慣寫法的人。
為什麼用了敬語，請託還是聽起來強硬
《敬語の指針》第3章收錄了這樣的問題：自己不是負責人，卻對同事說「この仕事をしていただきます」，被說是很強硬的說法。明明用了敬語，問題出在哪裡？
指針的解說一是：自己不是負責人時，不要用好像自己握有決定權的表現，而要用「この仕事をしていただけますか」這種把判斷交給對方的說法。「これお願いできますか」「お願いしてもいいですか」等表現，也能避免給人強硬的印象。
所以問題不在敬語的形式，而在句子隱含的立場。「〜していただきます」是宣告，「〜していただけますか」是詢問。依頼郵件的核心句，應該是後者。
決定權在誰：同一句話的失禮程度會改變
解說二進一步指出，多人一起工作時，由誰決定工作的方針與方向，是選擇語言表現的重要因素。明確握有決定權的人可以直接提出，但即使如此，擺出「我來決定、其他人照做」的態度或這樣表達，也會欠缺禮貌。
指針說，有決定權時也不要什麼都自己決定，而是用表示尊重對方與第三者意思的表現，這樣才更有禮貌。反過來，沒有決定權的人表現得像有決定權，問題更大。
指針舉的例子是：由會議的領導或主持人以外的人說「はい，次に進みましょう」會失禮；受邀的客人說出「どうぞ，召し上がってください」這種勸人的話，也欠缺顧慮。
指針也提醒，握有決定權的不一定是上位者。沒有決定權的上位者要顧慮握有決定權的下位者，握有決定權的下位者也要顧慮沒有決定權的上位者。寫郵件前，先確認這件事由誰決定。
把原則寫進郵件的三個位置
日本 職場 依頼郵件 寫法可以落在三個位置。第一個是開頭：先說明自己是誰、為了什麼事聯絡，讓對方判斷是否要現在處理。這裡不需要命令語氣，重點是提供判斷的材料。
第二個是請託句本身。依指針的解說，自己不是決定者時，用「〜していただけますか」「〜をお願いしてもよろしいでしょうか」這種詢問形式；自己是決定者時，也加上理由，以及尊重對方安排的一句話。
第三個是期限。期限不是命令，而是讓對方判斷能否接受的資訊。寫成「○月○日までにご確認いただけますか」的詢問形，同時說明需要這個日期的原因，對方就容易回覆可以或不行。
送出前用Gmail官方功能再檢查
Gmail說明中心寫明，寄出郵件後可以取消寄送：左下角會顯示「メールを送信しました。」，點選「取り消し」即可。可以取消的時間在設定的「送信取り消し」旁邊，從5、10、20、30秒中選擇，最後按下方的「変更を保存」。
請託郵件最常後悔的是語氣與收件人。把取消時間設成30秒，就多了一次重讀請託句的機會。
收件人欄也有規則。Gmail說明，被加入Cc的人看得到這封郵件的其他收件人，Cc通常放不需要處理或作業的人。被加入Bcc的人，其他收件人不會知道；Bcc的人看得到To與Cc，但看不到其他Bcc；收件人按全部回覆時，Bcc的人看不到那封回覆。
所以真正要請對方處理的人放在To，只需要知情的人放在Cc。把該處理的人放在Cc，對方可能以為自己只是知情，請託就沒有人接手。
常見問題
「〜していただきます」一定不能用嗎？
指針的例子是自己不是負責人時使用會顯得強硬；有決定權時可以提出，但也建議用表示尊重對方意思的表現。
請託句推薦用哪一種？
《敬語の指針》舉出「〜していただけますか」「これお願いできますか」「お願いしてもいいですか」等把判斷交給對方的說法。
Gmail可以取消寄送多久？
依Gmail說明中心，可在設定中把取消時間設為5、10、20或30秒。
Cc和To要怎麼分？
Gmail說明Cc通常放不需要處理或作業的人，所以要請對方處理的人應放在To。
總結：先確認決定權，再寫請託句，送出前重讀一次
日本 職場 依頼郵件 寫法的關鍵不是敬語用得多，而是句子的立場：沒有決定權時，用「〜していただけますか」把判斷交給對方。
有決定權時也要表現出尊重對方與第三者的意思；期限寫成詢問形，並附上需要這個日期的理由。
送出前把Gmail的取消寄送時間設為30秒，並把要處理的人放在To、只需知情的人放在Cc。
