日本 在留卡 漢字氏名 併記 申請 外國人最常卡住的不是文件，而是時機、證明與字形這三件事。在留卡原則上以羅馬字記名，漢字只能在會換發卡片的申請或屆出時一併申出，平常無法單獨到櫃台加印；證明資料不必另外去開，護照資料頁上有漢字時護照本身就算；而真正印上卡片的字會先換成法務省告示的入管正字，可能和護照上的字形不同。以下依照出入國在留管理廳的頁面，把時機、證明資料、正字與費用分成四段逐項核對，最後整理送件前該先做的三個動作，以及拿到卡片後發現字印錯時要走的程序。
能提出申請的時機：只有在會換發在留卡的那一次
在留卡的姓名原則上以羅馬字記載。想讓漢字姓名一起印上去，依據是出入國管理及難民認定法施行規則第19條之7的「在留カード漢字氏名表記申出」，對象是姓名實際使用漢字、而且正在辦理「會換發在留卡」的申請或屆出的中長期在留者。換句話說，這不是隨時可以單獨去櫃台加印的服務，而是綁在下面這幾種手續上。
| 會換發在留卡的申請・屆出 | 台灣讀者常遇到的場合 |
|---|---|
| 住居地以外之在留卡記載事項變更屆出 | 改名、性別記載變更、國籍或地區變更 |
| 在留卡有效期間更新申請 | 永住者、高度專門職2號等在留期間無期限者的卡片到期 |
| 遺失、污損等之在留卡再交付申請 | 卡片弄丟、泡水、IC晶片壞掉 |
| 在留資格變更申請 | 留學轉成技術・人文知識・國際業務 |
| 在留期間更新申請 | 每1年、3年或5年的例行更新 |
| 在留資格取得申請 | 在日本出生的小孩、放棄日本國籍者 |
| 永住許可申請 | 申請永住的同時一併提出 |
| 難民認定申請 | 難民認定手續中換發卡片 |
申出的時機就是「辦這些手續的時候」，地點是管轄住居地的地方出入國在留管理官署，受理時間為平日上午9時到12時、下午1時到4時（部分手續另有指定星期或時段，可先打外國人在留綜合資訊中心0570-013904確認）。
漢字的證明資料：護照上有中文姓名就算，沒有才要家族關係證明
除了原本那件申請或屆出的必備文件之外，要多準備兩樣：在留卡漢字氏名表記申出書（日文表格名稱為「在留カード漢字氏名表記申出書」），以及能證明「本國姓名確實使用漢字」的資料。很多中文心得文寫成「護照不算、一定要另外去開證明」，但官方頁面對這份資料的說法是反過來的——交換希望再交付申請的文件清單寫著「旅券に漢字が記載されていない場合は、家族関係証明書等の漢字が記載されている書類が必要です」，也就是護照上有漢字時，護照本身就是那份證明，只有護照上沒有漢字才要補家族關係證明書等文件。
台灣讀者多半落在前一種。護照條例施行細則第11條把護照資料頁的記載事項列為護照號碼、持照人姓名、外文姓名與外文別名、國籍等十二項，「持照人姓名」和「外文姓名」是兩個不同欄位；第12條又規定在臺設有戶籍國民的持照人姓名以戶籍資料為準，所以中文姓名會以漢字印在資料頁上。送件時把護照連同申出書一起提示，通常就不必再跑一趟戶政事務所。
申出書是別記第1號樣式，欄位只有六組：國籍與地區、出生年月日、英文姓名、希望印在在留卡上的漢字姓名（表格特別註明要寫大、寫清楚）、性別、代理人的姓名、與本人的關係及住址，再加上同意欄的簽名與申出年月日，以及「在留卡交付申請（屆出）號碼」欄。由取次者代送時要出示身分證明文件；表格上也註明，寫好之後到送件前內容有變動，要由申出人或代理人自己訂正並簽名。
漢字會被換成「入管正字」：送件前先用正字檢索系統查過
這一段是最容易出意外的地方。官方寫得很直接：在留卡姓名可使用的漢字，會置換成法務省告示所規定的「正字」範圍內的字，因此「簡体字等によっては全く意味の異なる漢字（正字）となることもあります」。申出書上的注意事項也寫，字的範圍與用法由法務大臣以告示訂定，結果可能和護照或申請書上寫的漢字不同。
所以不要等卡片印出來才發現字形不對。出入國在留管理廳另外開了「正字檢索系統」（seiji-isa.moj.go.jp），可以先查自己的字會被換成哪個正字，入口有三個：
- 檢索條件輸入畫面：指定條件去找簡體字對應的入管正字。
- 文字代碼檢索畫面：已知字碼時直接查，有些字只能從這裡查到。
- 檢索對象外文字一覽：確認哪些字根本不在系統的檢索範圍內。
這個系統有一個很實務的限制：除了週六、週日與假日以外，每天下午5時左右到7時左右會有約2小時的維護時間無法使用。想在下班後查字的人，請避開這個時段，或在送件前一天的白天先查好並截圖留存。
費用：併辦是0圓，只為漢字而單獨申請要1,900圓
費用的分界線不在「漢字」本身，而在有沒有順便換卡。和會換發在留卡的申請或屆出一起提出時，在留卡發行相關的手續費是免費；如果只想加印漢字，程序上會變成「交換希望による在留カードの再交付申請」（入管法第19條之13第1項後段），就要繳1,900圓。
| 提出方式 | 入管手續費 | 法律依據與繳納方式 |
|---|---|---|
| 與在留期間更新、記載事項變更等會換發卡片的手續一起提出 | 在留卡發行相關手續費0圓 | 出入國在留管理廳的申出頁面明示在留卡發行手續費免費 |
| 只提出漢字氏名表記申出 | 1,900圓 | 入管法第19條之13第1項後段，以貼收入印紙的手續費納付書繳納 |
| 趁污損等之再交付申請一起提出 | 0圓 | 該再交付依第19條之13第1項前段與第3項，本身不收手續費 |
交換希望的再交付申請沒有申請期限、原則上當日交付、也沒有不服申立程序，另外要附一張符合規格的照片。
還有兩個常被弄混的點。第一，2026年10月1日的在留許可手續費改定，對象只有在留資格變更許可、在留期間更新許可與永住許可三項，在留卡交換的1,900圓不在改定範圍內；但更新本身的手續費已改成按許可的在留期間分段計算，所以「併辦免費」指的是卡片發行費，不等於整件手續不用錢。第二，如果同時要申請把在留卡與 My Number 卡合一的「特定在留カード」，除了入管的1,900圓，還要另外向地方公共團體資訊系統機構繳600圓（要發行電子證明書時為800圓）。
總結：併記不會刪掉羅馬字，送件前先確認這三件
日本 在留卡 漢字氏名 併記 申請 外國人這件事，結論是「加印」而不是「改名」。羅馬字姓名會留在卡片上，漢字是併記上去的，所以銀行、公司人事與市區町村的資料上會同時存在兩種寫法，日後核對身分時要把兩邊都講清楚。也因為漢字必須換成入管正字、而且要有本國使用漢字的公的證明，這個制度不能用來挑自己喜歡的字或登記通稱。
如果拿到卡片後發現記載事項有誤，要帶著在留卡和「在留カード記載事項訂正願出書」（參考樣式）去官署處理，不要自己在卡片上塗改。
- 先用正字檢索系統查希望的漢字會被換成哪個正字，截圖留存。
- 翻開護照資料頁確認「持照人姓名」欄有漢字；沒有的話先備齊家族關係證明書等有漢字的文件。
- 把申出書排在下一次會換發在留卡的申請或屆出一起送，避開1,900圓的單獨申請。
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