日本在留期間更新上班族必要書類｜先確認公司分類，再備課稅證明

搜尋「日本在留期間更新会社員必要書類外國人」最常跳出來的是一長串清單，但入管的官方頁面其實是先分類再給清單：雇主屬於第一或第二類的人，共通文件之外原則上什麼都不必加；第三、第四類才需要加交本人的稅務證明。更關鍵的是，很多人以為一定要交的「源泉徴収票」並不是本人的收入證明，而是公司用來證明自己屬於哪一類的文件。這篇照官方頁面重排成三個判斷——公司分類、本人稅務證明、期限與手續費，並附上在窗口與人事部會用到的日文對照表，讓你一次把文件備齊。

公司屬於哪一類，直接決定你要交幾份文件
本人要交的是課稅證明書，不是源泉徵收票
期限、特例期間與手續費：三件事先排進日曆
常見問題
總結
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公司屬於哪一類，直接決定你要交幾份文件

出入国在留管理庁（入管）在「技術・人文知識・国際業務」的更新頁面上，把雇主分成四類，提交文件跟著分類變。第一類是在日本證券交易所上市的企業、相互會社型的保險公司、國家與地方自治體、獨立行政法人、特殊法人與認可法人、公益法人，以及法人稅法別表第一所列的公共法人等。第二類是前一年度的「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」中，源泉徵收稅額達 1,000 萬日圓以上的團體或個人，或是已獲核准使用在留申請線上系統的機關。第三類是前一年度已提出該合計表、但不屬於第二類的團體或個人。第四類則是以上都不符合。

官方原文寫的是：第一類與第二類「其他資料原則上不需要」。上市公司的員工只要備齊共通文件就能送件，不必去要登記事項證明書或決算文件。第三、第四類才要加上「所属機関の代表者に関する申告書」與本人的稅務證明；第四類還要再附無法提出法定調書合計表的理由文件（例如「給与支払事務所等の開設届出書」影本），以及最近 3 個月的「所得税徴収高計算書」影本，或納期特例的核准資料。拿不出任何證明分類的文件時，會直接被當成第四類處理。

共通文件只有四項：在留期間更新許可申請書一份、照片一張、護照與在留卡「提示」（不是繳交），以及證明公司分類的文件。照片有兩個例外：希望更新的在留期間在 3 個月以下時不需要照片；另外自 2026 年 6 月 14 日之後交付的在留卡起，滿 1 歲以上就需要照片——在這之前是未滿 16 歲不需要。

本人要交的是課稅證明書，不是源泉徵收票

清單上那一行「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」，是公司用來證明自己屬於哪一類的文件，不是本人的收入證明。本人要交的是「住民税の課税（又は非課税）証明書」與「納税証明書」各一份，而且必須是記載一年總所得與納稅狀況的版本；若同一張證明上兩項都寫了，交一份就可以。另外，官方的更新清單上沒有「在職証明書」這一項，不必特地去人事部要。

這份證明由「該年度起始年的一月一日」你設籍的市區町村發行。例如令和 8 年度的課稅證明，要向令和 8 年 1 月 1 日當天居住的市區町村申請；一月之後才搬家的人得回原本的區役所辦，不是現在住的地方。以新宿區為例，郵寄申請一份 300 日圓，要附「定額小為替」與寫好地址的回信信封；若持有載入利用者證明用電子證明書的個人編號卡（マイナンバーカード），在便利商店的多功能影印機取得是一份 200 日圓，不過便利商店版本一定會記載所得扣除與扶養親屬的明細（想省略明細只能在窗口或郵寄申請），一月一日當天沒在該區設籍的人也不能用。

最常卡住的是「未申告」。區役所明載未申報的人可能無法取得稅務證明，必須先到稅務課辦申報。公司做了年末調整的人通常沒問題，但中途換過工作、有副業收入、或年中才開始在日本居住的人要先確認申報狀態。另外兩條通則也別漏：日本發行的證明文件全部要是發行日起 3 個月內的，外文文件要附日文譯本。

日文（窗口用語）	繁中意思	由誰準備
在留期間更新許可申請書	在留期間更新許可申請書	本人
所属機関の代表者に関する申告書	所屬機關代表人申報書	公司（第三、四類）
住民税の課税（又は非課税）証明書	住民稅課稅（或非課稅）證明書	本人向市區町村申請
納税証明書	納稅證明書	本人向市區町村申請
給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表	薪資所得扣繳憑單等法定申報書合計表	公司（用於判定分類）
特例期間	審查未完成時可繼續停留的期間	自動適用
所属機関等に関する届出	所屬機關異動申報	本人，14 日內

期限、特例期間與手續費：三件事先排進日曆

申請期間是在留期間屆滿日之前，持有 6 個月以上在留期間的人從屆滿前 3 個月起受理。若有真正不得已的特殊情形（長期外派、回國生產、住院治療等），也可能提早 3 個月以上受理，但要先向管轄的地方出入国在留管理官署洽詢。標準處理時間是兩週到一個月，窗口受理時間為平日 9:00–12:00 與 13:00–16:00。

屆滿日前還沒處分時有「特例期間」：依入管法第二十條第六項（由第二十一條第四項準用），到處分做出時，或屆滿日起兩個月屆滿時，以較早的那一刻為止，可以繼續用原本的在留資格停留與從事原本的活動。但被決定的在留期間在 30 日以下的人不適用。窗口送件時在留卡背面的「在留期間更新等許可申請欄」會記載申請中，線上送件則不會記載，所以用線上申請的人要自己留好受理紀錄。

轉職是另一條獨立義務。入管法第十九條之十六第二號規定，契約機關的名稱變更、所在地變更、消滅，以及與該機關的契約終止或締結新契約，都要由本人在事由發生起 14 日內申報；終止與新締結可以用「届出書参考様式 1の7」一次辦完，走電子申報不必附證明資料。要注意的是公司內部調部門、或自己搬家都不是這一條的對象（搬家另有住居地變更申報）。轉職到第三或第四類企業後的第一次更新，要加交勞動條件通知書、登記事項證明書、公司介紹資料與最近年度的決算文件。

日語能力也可能被問。2026 年 4 月 15 日之後的申請，若公司屬第三或第四類、且主要從事運用語言能力的對人業務（例如翻譯口譯、飯店櫃台），要附 CEFR B2 相當的能力證明；官方視為達標的包括 JLPT N2 以上、BJT 商務日語能力考試 400 分以上、以中長期在留者身分在日 20 年以上、畢業於日本的大學或修畢高專與專修學校的專門課程或專攻科等。更新時若一直從事同樣的業務內容，則不需要提出。

手續費也在 2026 年 10 月 1 日改制，從一律 6,000 日圓變成依核可期間分七段（入管法施行令第二十五條第一項第一號）。這篇只留三個結論：窗口用收入印紙，而印紙只能用現金買；線上不能用印紙，改成便利商店或銀行付款，1 年期 27,000 日圓低於窗口的 33,000 日圓，但要另加支付手續費；線上不支援減額措施。各期間的完整金額與誰能減額免除是另一篇的主題。

常見問題

公司說會幫我代辦，我還要自己確認文件嗎？

要，而且代辦本身有資格限制。能代為送件的「申請等取次者」限於獲地方出入国在留管理局長承認的人（例如雇主機關的職員），或已向局長申報的律師、行政書士。由取次者送件時本人不必到場，但必須在日本境內。處分後領取在留卡的人也限於同一範圍，不符資格的公司同事、配偶、子女、兄弟姐妹不能代領。18 歲以上的人除了透過取次者之外，要自己申請。