在日本想離職，多數人卡在兩件事：一是不知道該寫哪一種文件，二是被一句「就業規則寫要一個月前」擋住。日本民法第627條第1項其實很短：期間沒有約定的僱用，任何一方隨時可以提出解約，而僱用關係從提出那天起算，經過兩週就終止。把這一句和公司的規則分開看，離職信的日文寫法、預告期怎麼算、離職後要向公司拿哪一張紙，就都變成可以逐項核對的欄位。這篇把厚生勞動省模範就業規則的解說、民法與勞動基準法的原文並排，給在日本工作的外國人2026年實際遞出時照著填。
「離職信」在日本被拆成五種文件
台灣讀者說的離職信，在日本會依用途拆成不同名稱，其中兩種根本不是你寫的。用「日本 離職信 日文 寫法 預告期 外國人 2026」找資料時最常見的誤會，就是把自己要寫的退職届和公司後來才給的離職票混成同一件事。先把五種對起來，後面的日期與句子才不會錯位。
| 日文名稱 | 誰準備 | 用途 | 依據 |
|---|---|---|---|
| 退職願 | 勞工 | 以請求的語氣提出離職意願 | 厚生勞動省模範就業規則第52條第1項第1款用的就是這個詞 |
| 退職届 | 勞工 | 已決定離職的通知 | 法令沒有規定名稱與格式，格式來自公司的就業規則 |
| 辞表 | 董監事、公務員 | 辭去職位 | 慣例用語，一般僱用的勞工不會用這個詞 |
| 退職証明書 | 公司，且必須由勞工請求 | 證明使用期間、業務種類、地位、工資、離職事由 | 勞動基準法第22條第1項 |
| 離職票 | 公司辦完手續後交付 | 僱用保險的失業給付手續 | 不是勞工自己寫的文件，本文不處理它的取得流程 |
五種裡只有前三種出自你的手，實務上會被收下的是退職届或退職願。退職証明書要開口請求才有；離職票則是離職後公司向 Hello Work 辦完手續，才會輪到你手上。
民法第627條第1項寫的是兩週，不是公司的同意
期間沒有約定的僱用，也就是正社員與多數沒有固定期限的契約，依民法第627條第1項：「当事者が雇用の期間を定めなかつたときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる」（＝當事人未約定僱用期間時，任一方隨時可以提出解約），接著是「この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによつて終了する」（＝此時僱用關係自提出解約之日起，經過兩週而終止）。
厚生勞動省模範就業規則第52條的解說第1點，把這句話換成人事實務的講法：「会社の承認がなくても…退職の申出をした日から起算して原則として１４日を経過したときは、退職となります」（＝即使沒有公司的承認，自提出離職之日起算，原則上經過14天就成為離職）。同條第1項第1款的條文本身把日數留成空白，因為那是各公司自己填的欄位；兩週是法律那一側的底線。
月薪制也回到兩週：第2項限制的是僱主
日本公司常說「月給制要到下個月才能走」。這個說法來自民法第627條第2項，但現行條文把對象寫得很清楚：「期間によって報酬を定めた場合には、使用者からの解約の申入れは、次期以後についてすることができる」（＝以期間定報酬時，僱主提出的解約只能自次期以後生效），而且「その解約の申入れは、当期の前半にしなければならない」（＝該解約的提出須在當期前半進行）。被限制的是僱主那一側。第3項處理以六個月以上期間定報酬的情形，要求前項的解約提前三個月，同樣接在第2項的僱主規定之後。
所以勞工提出離職時，回到的是第1項的兩週。把「月薪制」當成勞工不能在兩週內離職的理由，在條文上找不到落點。
就業規則要求「一個月前」時，退職日怎麼填
多數日本公司會把第52條的空白填成一個月前或30天前。安全的做法是：照就業規則的日數寫退職日，同時知道自己在民法上的底線在哪裡。以2026年10月1日遞出為例，起算日就是10月1日，第14天落在10月14日，經過這一天便到達民法的終止時點；若就業規則要求一個月前，公司會希望退職日寫在11月1日以後。
兩個日期之間的差距，就是可以談的空間。要談，先把三件事留成紀錄：遞出的日期、遞出的方式（紙本收件或電子郵件回覆），以及你引用的就業規則條號。日期一旦有紀錄，兩週的起算日就不會變成各說各話。
離職信的日文寫法：三種情況各一段
日本法令沒有規定離職信的格式，所以句子只要把誰、哪一天、要離職這三件事寫清楚就成立。以下三段是最常用的寫法，括號內是繁中對照，令和8年就是2026年。
一、已經決定要走，寫退職届：「私事都合により、令和8年10月31日をもって退職いたします。」（＝因個人事由，於令和8年10月31日離職。）這是通知的語氣，不留給公司同不同意的空間。
二、想先表達意願、保留協商空間，寫退職願：「一身上の都合により、令和8年10月31日をもって退職いたしたく、お願い申し上げます。」（＝因個人事由，懇請准予於令和8年10月31日離職。）語氣是請求，模範就業規則用的也是這個詞。
三、先用電子郵件通知主管，主旨與正文各一句。主旨寫「退職のご相談（自分の氏名）」，正文寫「就業規則第52条に基づき、令和8年10月31日付での退職を申し出ます。」（＝依就業規則第52條，提出於令和8年10月31日離職之申請。）把條號放進正文，是為了讓遞出日與依據一起留在往來紀錄裡。日期用和曆或西曆都可以，但要和公司其他文件一致。
用一句日文把退職証明書要齊
離職後最常被漏掉的是退職証明書。勞動基準法第22條第1項規定，勞工就使用期間、業務的種類、在該事業的地位、工資或離職事由請求證明書時，僱主必須「遅滞なくこれを交付しなければならない」（＝毫不遲延地交付）。模範就業規則第52條第2項也把這件事寫進公司的規則裡。重點是它屬於請求制：沒有開口，公司沒有義務主動給。
請求時可以直接寫兩句。第一句表明依據：「労働基準法第22条第1項に基づき、退職証明書の交付をお願いいたします。」（＝依勞動基準法第22條第1項，請交付退職証明書。）第二句指定記載事項：「記載をお願いしたい事項は、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金、退職の事由です。」（＝希望記載的事項為使用期間、業務種類、在該事業的地位、工資、離職事由。）
同條第3項還有一句對勞工有利的限制：「前二項の証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならない」（＝前兩項的證明書不得記入勞工未請求的事項）。拿到證明書時要反過來檢查有沒有多寫，例如你並未請求的離職事由評語。條文原文可以在 e-Gov 法令檢索逐字核對。
總結：遞出前把四個欄位填好
「日本 離職信 日文 寫法 預告期 外國人 2026」實際要處理的是四個欄位：文件名稱選退職届還是退職願、遞出日、退職日、引用的就業規則條號。遞出日決定民法第627條第1項的兩週怎麼算，退職日決定公司的一個月前要求有沒有被滿足，條號讓雙方在同一個基準上談。離職後再補第五個動作：依勞動基準法第22條第1項請求退職証明書，並確認上面沒有你沒請求的事項。四個欄位填完，離職信不必重寫第二次。
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