會議紀錄的日文用語練習｜「決定事項」的正式寫法與法規必載欄位

「日本語 會議紀錄 用語 練習」的難點不在單字量，而在「哪一格該填什麼」。台灣的讀者查「紀錄 日文」「事項 日文」時想要的，其實是項目名的正式說法——日本的法規把會議紀錄該寫的東西一條一條列出來了，而且股東會、董事會、安全衛生委員會各有各的清單，連要保存幾年都分開規定。這篇不談抽象的做筆記技巧，而是把法規指定的欄位名稱、法務局公開的記載例句型，整理成可以直接查的日繁對照，讓你下次被指派寫紀錄時知道每一格要放什麼、哪一句該怎麼接、反對意見要怎麼留下來。

會議紀錄的日文有三個詞，用途不一樣

搜「紀錄 日文」會得到一個詞，但日本職場同時在用三個，各有法源。股東會與董事會的紀錄叫「議事録」（ぎじろく）：《會社法》第318條第1項規定股東會的議事必須依法務省令作成議事録，第369條第3項對董事會有相同要求。安全衛生委員會用的是「議事の概要」（ぎじのがいよう）：《勞動安全衛生規則》第23條第3項要求事業主每次開會後「遅滞なく」＝不得延遲，把議事概要公告給勞工。行政機關內部的溝通紀錄叫「打合せ記録」（うちあわせきろく）：內閣府《行政文書の管理に関するガイドライン》留意事項⑯要求機關間的打合せ也要留紀錄，而且要經過文書管理者或對方確認以確保正確性。三者不能互換：寫「議事の概要」只代表公告摘要，寫「議事録」代表要留完整紀錄並依法保存。

「決定事項」在日本法條裡並不叫決定事項

這是最容易踩空的地方。查「決定事項」的人通常想找一個現成欄位，但翻遍《會社法施行規則》與內閣府的指引，都沒有「決定事項」這個項目名。法條用的是「議事の経過の要領及びその結果」＝議事過程的要點與其結果；內閣府指引在緊急事態會議的規定裡寫的是「決定又は了解を記録した文書」＝記錄決定或諒解的文件；不做政策決定的會議則要寫「確認事項」，而且括號裡把它定義成「共有された確認事項、確認事項に対して構成員等が具体的に採った対応等」＝已共享的確認事項，以及成員針對它實際採取的對應。換句話說，日本表格裡的「確認事項」重點不是討論摘要，而是之後誰要照著做。

股東會與董事會的必載欄位不一樣

同一家公司的兩種會議，法規要求的欄位不同。下表把《會社法施行規則》第72條第3項（股東會）與第101條第3項（董事會）對照起來，寫紀錄時可以當檢查表用。

保存年限也跟著分開算：股東會議事録要在總公司備置10年、分公司備置抄本5年（《會社法》第318條第2項、第3項）；董事會議事録等要在總公司備置10年，起算日包含視為決議成立之日（第371條第1項）；安全衛生委員會的紀錄則是保存3年（《勞動安全衛生規則》第23條第4項），內容是委員會的意見與依該意見採取的措施，加上議事中重要的部分。

法務局公開的記載例，句型可以直接照抄

欄位名記住之後，剩下的就是句型。法務局在商業登記的「添付書面の記載例」裡公開了整份議事録範本，句子是實際送登記會被受理的寫法。開頭寫「令和○年○月○日午前○時○分から，当会社の本店において定時株主総会を開催した。」＝於某年某月某日上午某時起，在本公司總部召開定期股東會。表決結果寫「満場異議なくこれを承認可決した。」＝全場無異議承認通過；董事會版本寫「慎重協議した結果，全員一致をもって次のとおり選定した。」＝慎重協議後全體一致選定如下。當選人當場答應就任時加一句「なお，被選任者は，いずれも席上その就任を承諾した。」＝當選人均於會上承諾就任，這樣連就任承諾書都可以省。結尾則是「上記の決議を明確にするため，この議事録を作り，議長，出席取締役及び出席監査役がこれに記名する。」＝為明確上述決議而作成本紀錄，由主席、出席董事與出席監察人具名。議案標題一律用「〜の件」結尾，例如「第１号議案　○○に関する件」。

有一個細節值得記：《會社法》第369條第5項規定，參加董事會決議的董事若在議事録上沒有留下異議，就被推定為贊成該決議。所以反對的人必須讓紀錄寫出自己的異議，口頭說過不算。條文原文可在 e-Gov 法令檢索（laws.e-gov.go.jp）核對，記載例在法務局網站（houmukyoku.moj.go.jp）。

沒有開會也能成立決議，這時要多寫四件事

《會社法》第370條允許公司在章程裡訂明：董事就決議事項提案後，有議決權的董事全員以書面或電磁紀錄表示同意時（設有監察人的公司，還要監察人沒有提出異議），視為該提案已通過董事會決議。日本公司口語常說的「持ち回り」就是這種不開會的決議。這時議事録的內容換成《會社法施行規則》第101條第4項第1號指定的四項：視為已決議的事項內容、提出該事項的董事姓名、視為決議成立之日、以及製作紀錄的董事姓名。第371條第1項的10年保存期間，就是從「視為決議成立之日」開始算。

常見問題

公司內部的週會紀錄也要照《會社法》的欄位寫嗎？

不用。施行規則第72條與第101條只規範股東會與董事會的議事録。但日本公司的內部表格多半沿用同一套欄位名，所以先把這些詞記熟最省力。

線上參加的人要怎麼寫進紀錄？

施行規則第101條第3項第1號要求，不在開會地點的董事、執行役、會計參與、監察人、會計監察人或股東出席時，要把「当該出席の方法」＝該出席的方式一併寫進去。股東會的第72條第3項第1號規定相同。

安全衛生委員會的議事概要要公告到哪裡？

《勞動安全衛生規則》第23條第3項列了三種方式：常設在各作業場所顯眼處掲示或備置、以書面交付給勞工、或記錄在電子檔並在各作業場所設置可隨時確認的機器。同條第1項另外要求委員會每月至少開一次。

總結：先對欄位名，再對句型

「日本語 會議紀錄 用語 練習」真正要練的是欄位名和固定句型。先把「議事の経過の要領及びその結果」這類法條指定的項目名記住，再把法務局記載例的「満場異議なくこれを承認可決した。」抄成自己的模板，第一次寫日文紀錄就不會漏格。線上出席方式、異議的記載、決議省略時的四個項目，是最常被漏掉的三處，送出前照上面的表再核一遍。

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資料來源

• e-Gov 法令検索「会社法施行規則」
• e-Gov 法令検索「会社法」
• e-Gov 法令検索「労働安全衛生規則」
• 法務局「添付書面の記載例【株式会社設立登記申請書（取締役会設置会社で役員全員重任）】」
• 内閣府「行政文書の管理に関するガイドライン」