台灣的履歷表通常一張就講完：基本資料、學歷、工作經歷、自傳。到了日本變成兩份，而且兩份的性質完全相反——履歷書有政府公布的樣式可以下載，職務經歷書在企業沒有指定的情況下根本沒有樣式，白紙一張讓你自己排。很多人卡住的不是日文，是不知道這張白紙該放什麼。查「日本 職務經歷書 寫法 範本 履歷書 差別 台灣人 2026」常看到各種民間範本，本文只用厚生勞動省與公共職業安定所的公開資料，把兩份文件的分工、兩種排法，以及台灣職歷要補的欄位整理成可以直接照做的順序。
兩份文件的分工：一份有樣式，一份沒有樣式
公共職業安定所（ハローワーク）的手冊把定位講得很清楚：履歷書是最常被要求的應徵文件，同時也是被用來判斷錄取與否的「審查文件」；而職務經歷書，青森勞動局令和6年12月版的《人事負責人會注意的職務經歷書寫法》寫明「只要企業沒有指定樣式，就沒有既定格式」。一份照表填，一份自己排版，難的是後面那份。
沒有樣式不代表沒有規矩。同一本手冊列了六條製作禮儀：手寫時用黑色原子筆、鉛筆不可；不要一路寫到底，要立出項目；尺寸以A4橫式書寫為基本；頁數以一到兩頁為基準；左邊要留白（因為人事會打孔歸檔）；送出前檢查錯字與選字錯誤。超過兩頁時的做法也寫了：在開頭放三到四行的「要約」（摘要）。
兩份文件之外還有第三張紙。履歷書與職務經歷書是商務文件，寄出時最上面要附「送付狀」（附函），一般用A4直式白紙一張、以電腦橫式製作。手冊另外整理了一張敬稱對照：公司寫「貴社」、財團法人與社團法人寫「貴法人」、協會「貴協會」、組合「貴組合」、銀行「貴行」、學校「貴校」（大學可寫「貴學」）、醫院「貴院」、事務所「貴事務所」。最重要的一句是「御社」屬於口語，文書不用——這是台灣人最常直接照抄錯的地方。
履歷書那一份：2021年性別欄改成任意填，四個欄位被拿掉
履歷書的樣式在2020年翻過一次。厚生勞動省提交給勞動政策審議會安定分科會的資料（令和3年4月16日）記載：令和2年7月，支援LGBT當事者的團體向厚生勞動省與日本規格協會提出檢討履歷書樣式的要求，以此為契機，JIS規格解說中的履歷書樣式例整個被刪除，厚生勞動省因此自行訂了一份樣式例。
和舊的JIS樣式比，改動只有兩項，但都很關鍵。第一，性別欄從「男・女」二選一改成任意填寫欄，而且可以不填。第二，「配偶者」「扶養家族數」「配偶者的扶養義務」「通勤時間」四個欄位不再設置。同一份資料也寫明這份樣式例沒有法律拘束力，是否使用由各企業判斷，所以你仍可能收到別的格式。檔案在公共職業安定所網站上提供PDF（A3與A4）與Excel（A3與A4）四種下載。
寫法上有幾條會直接影響印象。年號要統一成和曆或西曆，一般用和曆，應徵外資或IT企業時用西曆較常見。不用「〃」「同上」「同社」這類省略符號；校名與公司名要寫正式名稱，例如不寫「○○高校」而寫「○○縣立○○高等學校」，不寫「（株）○○」而寫「株式會社○○」，不寫「日商簿記2級」而寫「日本商工會議所主辦 簿記檢定2級」。經歷欄最後要寫上「以上」。照片則是本人單獨的正面上半身、無背景、無帽，大約三個月內拍攝，背面寫上姓名，用膠水黏貼，不可用膠帶。
職務經歷書那一份：編年體方式與職能式，先決定排法再動筆
手冊只給兩種排法，取捨點講得很乾淨。編年體方式是把做過的職務依年代順序往下寫，優點是人事能一眼看出職歷的順序與期間，缺點是不容易強調特定的職務內容，所以特別想被看到的部分要寫得更詳細。職能式（キャリア式）則不照年代，把經歷過的同類業務各自集中起來寫，優點是能呈現各項業務的經驗內容、熟練度與實績，可以把最想強調的職務放最前面寫滿，與應徵職缺無關的部分則簡化帶過。技術職與專門職通常選後者。
內容的項目手冊也給了基準：一是希望職種、應徵動機與應徵資格；二是職務經歷，底下再分成過去各任職公司的公司概要、所屬與負責職務與職位與負責專案、實績與表彰、研修與教育的受訓紀錄、取得的技能與專門知識；三是證照取得；四是自我PR。不必每一項都寫，但順序照這個走，日本的人事讀起來最順。
轉職次數偏多的人，手冊建議把過去的職務內容整理出共通點，或以能被突顯的能力為中心來表現。它給的業務類範例是四行一表：營業手法、負責客戶、負責地區、經手商品。另外，厚生勞動省的職業能力證明工具「職務履歷卡」（ジョブ・カード）由職涯規劃表、職務經歷表、職業能力證明表三張組成，在マイジョブ・カード網站上填完之後可以自動產生履歷書與職務經歷的內容，不想從白紙開始的人可以先走這條。
台灣的職歷要補什麼：公司概要六欄與年份換算
台灣人寫出來的職務經歷書，最常缺的不是能力描述，是「你待的那間公司到底多大」。手冊在蒐集材料的第一步就要求先寫公司概要，並列出六個參考項目：事業內容、年營業額、員工人數、據點數、總公司所在地、創業年。日本的人事沒聽過你前東家的名字，這六行就是他唯一的座標。台灣的徵才資訊常列資本額而不列年營業額，可以用資本額代替並註明是資本額，資料從公司官網的公司簡介或公開年報取得就夠。
再來是年份。台灣的文件常用民國年，日本的樣式常用和曆，兩邊都不是西曆。手冊的規則是「和曆或西曆擇一統一」，所以最安全的做法是整份改成西曆，民國105年先換算成2016年再填，並且前後兩份文件用同一種。公司名與學校名同樣適用「正式名稱」的規則，「股份有限公司」不要縮寫，必要時在括號裡補上日文說明。
在留資格與在留期限則沒有欄位。厚生勞動省的履歷書樣式例裡沒有這一欄，實務上放在「本人希望記入欄」，或寫在職務經歷書開頭的個人資料區，格式像是「在留資格：技術・人文知識・國際業務（在留期限：2027年○月○日）」。語言能力寫在證照欄，依「○○檢定 合格」的寫法，例如日本語能力試驗N1合格、BJT商務日語能力考試的分數。手冊還提到一種情況：有時企業只收職務經歷書而不收履歷書，這時要在開頭補上住址、電話與最終學歷三項。
| 日文 | 讀音 | 繁中意思 |
|---|---|---|
| 職務経歴書 | しょくむけいれきしょ | 工作經歷說明書（自由格式） |
| 履歴書 | りれきしょ | 基本資料表（有樣式） |
| 編年体方式 | へんねんたいほうしき | 依年代順序排列 |
| 送付状 | そうふじょう | 附函、求職信 |
| 貴社 | きしゃ | 書面上稱呼對方公司 |
| 以上 | いじょう | 經歷欄結尾的結束標記 |
常見問題
手寫還是用電腦打？
手冊寫現在多數企業的態度是「手寫或電腦都可以」，沒有特別指定時依自己能投入的時間判斷；能從網頁投遞的企業用電腦沒問題，應徵IT相關或外資時建議用電腦。手寫時寫錯不能用修正液、修正帶、雙線或訂正印，必須重寫。
性別欄一定要填嗎？
厚生勞動省樣式例的性別欄是任意記載，也可以不填。但該樣式例沒有法律拘束力，企業可以用自己的格式，所以收到別的表格時以對方的欄位為準。
職務經歷書要寫幾頁？
以一到兩頁為基準。手冊提醒寫太長會被認為「不具備簡潔整理的能力」，反而扣分；真的超過時，在開頭放三到四行的摘要。
文書裡可以寫「御社」嗎？
不可以。手冊明寫「御社」是口語，文書用「貴社」；對象不是公司時改用貴法人、貴協會、貴行、貴校、貴院等，判斷不出來時寫「（法人名或事業所名）様」也可以。
總結：先定排法，再補六欄，最後統一年號
日本 職務經歷書 寫法 範本 履歷書 差別 台灣人 2026 的差別只在一句話：履歷書填表、職務經歷書排版。履歷書下載厚生勞動省樣式例的Excel檔，記得性別欄可以不填、四個舊欄位已經拿掉、經歷最後寫「以上」。職務經歷書先在編年體方式與職能式之間選一種，A4橫式一到兩頁、左邊留白，公司概要補滿事業內容與員工人數等六欄，年號整份統一成西曆。最後把送付狀放最上面，留一份影本，面試前對照一次自己寫過的內容。
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